Ich höre oft: "Automatisierung ist was für große Firmen mit IT-Abteilung." Das stimmt nicht. Die besten Automatisierungen sind oft die einfachsten.
Hier sind drei Beispiele von Kunden, die ich letztes Jahr umgesetzt habe. Keines davon brauchte Programmierung.
Beispiel 1: Der Handwerker mit dem E-Mail-Chaos
Ein Maler aus Hannover bekam täglich 30-50 Anfragen über sein Kontaktformular. Die landeten alle im gleichen Postfach. Er hat Stunden damit verbracht, sie zu sortieren: Welche sind dringend? Welche sind Spam? Welche brauchen ein Angebot?
Lösung: Wir haben das Formular um drei einfache Fragen erweitert. Wann brauchen Sie das Ergebnis? Wie groß ist der Auftrag ungefähr? Sind Sie Privatkunde oder Gewerbe?
Anhand der Antworten werden die Anfragen jetzt automatisch in drei Postfächer sortiert: dringend, normal, später. Spam erkennt das System auch automatisch. Er spart pro Woche etwa fünf Stunden.
Aufwand: Einen Tag Setup. Kosten: Eine einmalige Investition statt monatlicher Software-Gebühren.
Beispiel 2: Die Steuerberaterin mit den Belegen
Eine Steuerberaterin aus Hameln bekam von ihren Mandanten ständig Belege per WhatsApp, E-Mail oder fotografiert in der DATEV-App. Eine Mitarbeiterin verbrachte den halben Tag damit, alles zu sortieren und in die richtige Software zu übertragen.
Lösung: Eine zentrale Eingangsstelle. Mandanten laden ihre Belege auf einer Website hoch oder schicken sie per E-Mail an eine spezielle Adresse. Das System ordnet sie automatisch dem richtigen Mandanten zu, erkennt Datum und Beträge per Texterkennung und packt sie sortiert in DATEV.
Die Mitarbeiterin kontrolliert nur noch. Pro Tag spart das etwa drei Stunden. Macht 600 Stunden im Jahr.
Beispiel 3: Der Online-Shop mit dem Lager-Problem
Ein kleiner Online-Shop für Werkzeuge hatte ein Problem: Die Lagerstände waren in einer Excel-Liste, der Shop war bei Shopify, die Buchhaltung lief in einem dritten System. Wenn was bestellt wurde, musste das jemand händisch in alle drei Systeme übertragen.
Lösung: Eine Verbindung zwischen den Systemen. Bestellung kommt rein, Lagerstand wird automatisch reduziert, Rechnung wird in der Buchhaltung erstellt, Versandlabel wird gedruckt.
Der Inhaber konnte eine Halbtagskraft entlasten und sich wieder um den Verkauf kümmern statt um die Verwaltung.
Was diese drei Beispiele gemeinsam haben
Niemand musste programmieren lernen. Es waren keine riesigen Projekte. Die Lösungen haben sich nach wenigen Monaten amortisiert.
Was sie auch gemeinsam haben: Die Kunden hatten das Problem schon lange. Aber sie dachten, dass die Lösung kompliziert oder teuer sein muss. Ist sie meistens nicht.
Wo du anfangen kannst
Mach eine Liste. Was machst du jede Woche mehrfach hintereinander? Wo kopierst du Daten von einer Software in die andere? Wo musst du E-Mails immer wieder gleich beantworten?
Das sind die Stellen, wo Automatisierung am meisten bringt. Nicht bei den komplizierten Dingen. Bei den langweiligen, wiederkehrenden.
Wenn du wissen willst, wo bei dir Potenzial steckt: Meld dich. Wir schauen uns deine Abläufe an und ich sag dir ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.